Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten sie ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Betrieb der Kontira-Plattform verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

Borisov, Ilya & Huwer, David GbR
Eisenbahnstr. 36
66424 Homburg

Telefon: 0173 3723146
E-Mail: info@adlegio.de

Hinweis: Soweit Sie die Plattform als geschäftlicher Kunde nutzen und dabei Daten Ihrer eigenen Kontakte, Kunden oder Dritter verarbeiten, sind Sie für diese Daten datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 7).

3. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

4. Datenerfassung beim Besuch der Website

Server-Log-Dateien

Bei jedem Zugriff werden automatisch technische Informationen erhoben und in Server-Log-Dateien gespeichert: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit der Anfrage sowie IP-Adresse. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Plattform und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Webserver-Protokolle werden nach 14 Tagen, Anwendungsprotokolle nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Betrieb).

Cookies

Wir setzen selbst ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (z.B. für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit/CSRF-Schutz). Diese sind für den Betrieb erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht notwendige Cookies oder Tracking setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein; Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.

Schriftarten und Programmbibliotheken

Schriftarten, Symbole und Programmbibliotheken (z.B. für Darstellung, Diagramme und das Cookie-Banner) liefern wir ausschließlich von unseren eigenen Servern bei Hetzner (siehe Ziffer 5) aus. Beim Aufruf der Plattform wird keine Verbindung zu Google oder anderen externen Anbietern von Schriftarten oder Bibliotheken hergestellt.

5. Hosting und technische Dienstleister

Wir betreiben die Plattform auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein). Dort liegen auch die Datenbank, hochgeladene Dateien und unsere verschlüsselten Datensicherungen.

E-Mails über unseren Standard-Absender (noreply@kontira.de) versenden wir über Amazon Simple Email Service der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg, Region Frankfurt (eu-central-1).

Beide Anbieter sind als Auftragsverarbeiter für uns tätig (Art. 28 DSGVO). Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. Soweit ein Anbieter mit Sitz oder Konzernmutter in einem Drittland (z.B. USA) beteiligt ist, erfolgt eine etwaige Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (z.B. EU-US Data Privacy Framework) oder geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln).

6. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der Plattform legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Bestands- und Kontaktdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Anmeldedaten). Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zum Schutz Ihres Kontos protokollieren wir Anmeldungen (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser bzw. Gerät) und ermitteln bei der Anmeldung im Web aus der IP-Adresse das Land, um ungewöhnliche Anmeldungen zu erkennen und zu sperren. Die Länderzuordnung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server mit einer lokalen Datenbank; die IP-Adresse wird dabei an niemanden weitergegeben. Die Anmeldeprotokolle werden nach 90 Tagen gelöscht, die darin gespeicherte IP-Adresse wird bereits nach 30 Tagen gekürzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Kontos und der Plattform, vgl. Art. 32 DSGVO). Länderdaten: IP Geolocation by DB-IP (Lizenz CC BY 4.0).

7. Verarbeitung von Inhalten im Kundenauftrag

Im Rahmen der Plattform können Sie als Nutzer eigene Inhalte und personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, etwa Kunden- und Kontaktdaten, Notizen, Termine, Dokumente, Vertrags- und Rechnungsdaten sowie Website-Inhalte. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden zur Bereitstellung der vereinbarten Funktionen. Insoweit sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

8. Dokumenten-Upload über Einmal-Links

Die Plattform ermöglicht es, über einen persönlichen, zeitlich befristeten Einmal-Link Dateien hochzuladen (z.B. PDF-, Bild- und Office-Dateien). Verarbeitet werden die hochgeladenen Inhalte sowie Metadaten wie Dateiname, -größe und Upload-Zeitpunkt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, der Zugang ist auf den jeweiligen Link beschränkt, und jede Datei wird auf Schadsoftware geprüft.

Sollten hochgeladene Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO) enthalten, verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die vor dem Upload eingeholt wird. Im Übrigen stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Über einen Einmal-Link hochgeladene Dateien werden automatisch rund 13 Monate nach dem Upload gelöscht, sofern sie nicht vorher gelöscht werden. Die bei der Einwilligung gespeicherte IP-Adresse wird nach 30 Tagen entfernt. Der Upload-Link ist maximal 30 Tage gültig und verfällt sofort nach dem Absenden.

9. E-Mail-Versand

Über die Plattform versendete E-Mails (z.B. Benachrichtigungen, Rechnungen oder Einladungen) werden zur Durchführung des Vertrags bzw. auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Der Versand erfolgt über den von Ihnen hinterlegten E-Mail-Dienst (Ihr eigenes SMTP-Konto) oder – ersatzweise – über unseren Standard-Absender noreply@kontira.de.

10. Rechnungs- und Vertragsdaten

Zur Vertragsabwicklung und Abrechnung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten (insb. § 147 AO, § 257 HGB) bewahren wir steuerlich relevante Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen auf: Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Konkrete Regelfristen: Anmeldeprotokolle 90 Tage (IP-Adresse nach 30 Tagen gekürzt); Webserver-Protokolle 14 Tage; IP-Adressen aus Kontaktformularen und Upload-Einwilligungen 30 Tage; IP-Adressen in Administrationsprotokollen 90 Tage; Benachrichtigungen 12 Monate; in der Plattform gelöschte E-Mails werden nach 30 Tagen endgültig entfernt; über Einmal-Links hochgeladene Dateien rund 13 Monate. Die Signaturnachweise elektronisch unterschriebener Verträge (einschließlich IP-Adresse) bleiben so lange erhalten wie der Vertrag selbst.

Ende der Nutzung: Nach Vertragsende stellen wir Ihnen auf Anforderung innerhalb von 30 Tagen einen vollständigen Export Ihrer Daten bereit und löschen anschließend alle Daten Ihres Kontos; auf Wunsch erhalten Sie eine Löschbestätigung. Datensicherungen laufen spätestens 30 Tage danach automatisch aus. Unterlagen, die wir selbst aufbewahren müssen (z.B. unsere Rechnungen an Sie), bewahren wir nach Ziffer 10 auf.

Inhalte, die Sie als Kunde in der Plattform verarbeiten, löschen Sie selbst bzw. nach Ihrer Weisung (Ziffer 7). Rechnungen, angenommene Angebote und unterschriebene Verträge sind dabei gegen versehentliches Löschen gesperrt, damit Sie Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten erfüllen können; die übrigen Daten eines Kunden lassen sich trotzdem löschen.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, u.a. verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), Zugriffsbeschränkungen und Mandantentrennung, die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Anmeldung, Schadsoftware-Prüfung hochgeladener Dateien sowie tägliche, verschlüsselte Datensicherungen an einem getrennten Speicherort mit 30 Tagen Aufbewahrung. Die Maßnahmen werden laufend an den Stand der Technik angepasst.

13. Aktualität und Änderung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: Oktober 2026.